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Anleitung: Datensammlung

Anleitung: Datensammlung

1. Eine Datensammlung anlegen

Klicken sie auf «Neues Objekt hinzufügen».
Wählen Sie das Objekt «Datensammlung».
Geben Sie der Datensammlung einen Titel.
Klicken Sie auf «Datensammlung anlegen».

2. Einstellungen der Datensammlung anpassen

Grundeinstellungen der Datensammlung festlegen

In den Einstellungen der Datensammlung können Sie allgemeine Einstellungen vornehmen, die auf die gesammte Datensammlung angewendet werden. Spezifischere Einstellungen können Sie für Ihre Tabelle(n) vornehmen (siehe 3.4 Berechtigungen der Tabelle anpassen).
Gehen Sie in das Register «Einstellungen».
Wenn «Online», können andere auf die Datensamlung zugreifen.
Wenn aktiviert, können Benutzer:innen entscheiden, ob sie bei neuen Einträgen und Änderungen benachrichtigt werden möchten.
Unter «Kachelbild» können Sie für die Datensammlung ein Kachelbild hochladen (siehe auch Anleitung: Kacheldesign). 
Beachten Sie beim Einfügen von Bildern bitte immer die empfohlenen Bildgrössen (siehe Hinweise zu Bildgrössen auf ILIAS).
Speichern Sie die Einstellungen.

Verfügbarkeit begrenzen

Sie können einstellen, in welchem Zeitraum auf die Datensammlung zugegriffen werden kann. Ausserhalb dieses Zeitraums kann die Datensammlung nicht aufgerufen werden.
Gehen Sie an den Ort auf ILIAS, an dem Sie die Datensammlung abgelegt haben.
Öffnen Sie das Aktionenmenü der Datensammlung.
Wählen Sie «Verfügbarkeit».
Aktivieren Sie die Option «Zeitlich begrenzt verfügbar» und geben Sie den Zeitraum ein, in dem die Datensammlung aufgerufen werden können soll.
Wenn aktiviert, ist die Datensammlung außerhalb der vorgesehenen Verfügbarkeit sichtbar, aber nicht aufrufbar.
Speichern Sie die Einstellungen.

Rechte für die Datensammlung vergeben

Datensammlungen sind zunächst so eingestellt, dass Studierende darauf zugreifen und die Einträge lesen können. Sollen Studierende ebenfalls Einträge erfassen, müssen sie dafür die entsprechenden Rechte erhalten. Gehen Sie wie folgt vor: 
Gehen Sie in das Register «Rechte».
Setzen Sie in der rechten Spalte «Kursmitglied» das Häkchen bei «Eintragen».
Speichern Sie die Einstellungen.

3. Eine Tabelle bearbeiten

Einer Tabelle Felder hinzufügen

Wenn Sie eine neue Datensammlung angelegt haben, erhalten Sie voreingestellt eine erste «Tabelle» mit den (nicht sichtbaren) Feldern «ID», «Letzte Änderung», «Besitzer», «Erstellungsdatum» und «Zuletzt geändert von». Sie können dieser Tabelle weitere Felder hinzufügen und so alle nötigen Werte erfassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Gehen Sie in das Register «Tabellen».
Klicken Sie auf den Titel der Tabelle.
Gehen Sie innerhalb Ihrer Tabelle zum Register «Felder».
Klicken Sie auf «Feld hinzufügen».
Geben Sie dem Feld einen Titel.
Wählen Sie einen «Datentyp».
Achten Sie darauf, den richtigen Datentyp zu wählen. Dieser kann im Nachhinein nicht mehr angepasst werden.
Wenn aktiviert, können keine gleichlautenden Einträge in diesem Feld vorkommen.
Klicken Sie auf «Feld hinzufügen».

Tabellenfelder bearbeiten & löschen

Gehen Sie innerhalb Ihrer Tabelle zum Register «Felder».
Um ein Feld zu bearbeiten, öffnen Sie das Aktionenmenü des Feldes und klicken «Bearbeiten».
Sie können einzelne oder mehrere Felder löschen.
Um ein Feld zu löschen, öffnen Sie das Aktionenmenü des Feldes und klicken «Löschen».
Um mehrere Felder zu löschen, wählen Sie die entsprechenden Felder aus und klicken «Felder löschen».

Tabellenfelder verpflichtend machen, verstecken oder sperren

Gehen Sie in das Register «Tabellen».
Klicken Sie auf den Titel der Tabelle.
Gehen Sie innerhalb der Tabelle in das Register «Ansichten».
Klicken Sie auf «Standard-Ansicht».
Gehen Sie innerhalb der Ansichten in das Register «Eintragserstellung».
Es werden alle Felder angezeigt, die Sie im Register «Felder» vordefiniert haben (siehe 3.1 Einer Tabelle Felder hinzufügen). Für jedes dieser Felder können Sie eine von 4 Optionen für das Zugriffsrecht wählen:
  • Sichtbar: Das Feld wird angezeigt und kann ausgefüllt werden.
  • Verpflichtend & Sichtbar: Das Feld wird angezeigt und muss ausgefüllt werden, um den Eintrag speichern zu können.
  • Gesperrt & Sichtbar: Das Feld wird angezeigt, kann aber nicht ausgefüllt werden.
  • Nicht sichtbar: Das Feld wird nicht angezeigt.
Speichern Sie die Einstellungen.
Sollten Benutzer:innen berechtigt sein, Einträge zu bearbeiten (siehe 3.4 Berechtigungen der Tabelle anpassen), können Sie im Register «Eintragsbearbeitung» das Zugriffsrecht für die Bearbeitung separat definieren.
In dem Sie Felder in der «Eintragsbearbeitung» sperren, können Sie die nachträgliche Bearbeitung von einzelnen Feldern verhindern, auch wenn Benutzer:innen grundsätzlich Einträge bearbeiten dürfen.

Berechtigungen der Tabelle anpassen

In den Rechteeinstellungen der Datensammlung haben Sie allgemein definiert, wer in der Datensammlung Tabelleneinträge hinzufügen darf (siehe 2.3 Rechte für die Datensammlung vergeben). Diese Berechtigung können Sie für jede einzelne Tabelle feinjustieren. Gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie innerhalb Ihrer Tabelle zum Register «Einstellungen».
Wenn aktiviert, können berechtigte Benutzer:innen (siehe 2.3 Rechte für die Datensammlung vergeben) Einträge in dieser Tabelle erstellen.
Sie können wählen, ob Benutzer:innen alle oder ihre eigenen Einträge bearbeiten dürfen. Wenn deaktiviert können Einträge nicht bearbeitet werden. 
Sie können wählen, ob Benutzer:innen alle oder ihre eigenen Einträge löschen dürfen. Wenn deaktiviert können Einträge nicht gelöscht werden. 
Sie können das nachträgliche Bearbeiten auch für einzelne Felder freigeben bzw. sperren (siehe 3.3 Tabellenfelder verpflichtend machen, verstecken oder sperren).
Wenn aktiviert, können Benutzer:innen nur ihre eigenen Einträge sehen.
Sie können wählen, ob die Eintragungen nur in einem begrenzten Zeitraum möglich sein sollen und diesen Zeitraum selbst definieren.
Speichern Sie die Einstellungen.

4. Einträge hinzufügen

Gehen Sie in das Register «Inhalt».
Klicken Sie auf «Eintrag hinzufügen».
Es wird ein Formular mit allen Feldern angezeigt, die Sie im Register «Felder» vordefiniert haben (siehe 3.1 Einer Tabelle Felder hinzufügen). Füllen Sie die Felder aus.
Speichen Sie Ihren Eintrag.

5. Einträge einsehen & Übersicht anpassen

Im Register «Inhalt» wird Ihnen eine Übersicht aller vorhandenen Einträge angezeigt. Sie können auswählen, welche Tabellenfelder in dieser Übersicht angezeigt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Gehen Sie in das Register «Tabellen».
Klicken Sie auf den Titel der Tabelle.
Gehen Sie innerhalb der Tabelle in das Register «Ansichten».
Klicken Sie auf «Standard-Ansicht».
Gehen Sie innerhalb der Ansichten in das Register «Übersicht».
Es werden alle Felder angezeigt, die Sie im Register «Felder» vordefiniert haben (siehe 3.1 Einer Tabelle Felder hinzufügen). In der Spalte «Sichtbar» können Sie wählen, ob das Feld in der Übersicht angezeigt wird oder nicht.
Speichern Sie die Einstellungen.

6. Einsatzszenarien

Auf den folgenden Seiten können Sie sich einen Eindruck davon verschaffen, wie eine Datensammlung eingesetzt werden kann:

Zuletzt geändert: 3. Nov 2023, 13:33, Thiel, Anja [a.thiel5]