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Anleitung: Kalender

Anleitung: Kalender
Diese Anleitung informiert darüber, wie Sie die Sprechstunden-Funktion des ILIAS-Kalenders nutzen, und den Kalender in einem externen Kalenderprogramm abonnieren können. Informationen zum KSL Kalenderabonnement finden Sie im KSL Handbuch ab S. 482.

1. Den Kalender aufrufen

Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihren Kalender auf ILIAS einzusehen: Sie können den Kalender als Startseite hinterlegen (siehe Anleitung: ILIAS 1x1), so dass er Ihnen nach dem Login automatisch angezeigt wird, oder ihn manuell aufrufen. Um den Kalender manuell aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf «Arbeitsraum».
Klicken Sie auf «Kalender».
Sie können Ihre Termine in der Ansicht Tag, Woche, Monat oder als Liste darstellen lassen.
Haben Sie mehrere Kalender, können Sie unter «Kalenderauswahl» die Kalender auswählen, für die Ihnen Termine angezeigt werden sollen.
Haben Sie sich via KSL für einen Kurs angemeldet, in dem Veranstaltungen als Sitzungen eingetragen sind, werden Ihnen die einzelnen Termine in Ihrem persönlichen Kalender angezeigt.

Haben Sie sich via ILIAS für einen Kurs angemeldet, in dem Veranstaltungen als Sitzungen eingetragen sind, werden Ihnen die einzelnen Termine nicht automatisch in Ihrem persönlichen Kalender angezeigt. Um die Termine in Ihrem Kalender angezeigt zu bekommen, können Sie sich manuell für die einzelnen Sitzungen anmelden. Öffnen Sie dazu die Sitzung und klicken Sie auf den Button «Anmelden/Zu Kalender hinzufügen».
Dozierende haben die Möglichkeit, über den Kalender den Sitzungen Dateien zuzuweisen (siehe Anleitung: Sitzung).

2. Sprechstunden einrichten & verwalten

Sprechstunden einrichten

Sie können eigene Sprechstunden einrichten und für einen, mehrere oder alle Kurse und Gruppen freigeben, so dass diese von Kurs- und Gruppenmitgliedern gebucht werden können. Sie können entscheiden, ob Sie einen einzelnen Termin anlegen oder mehrere aufeinanderfolgende Termine mit den gleichen Eigenschaften erstellen möchten.
Rufen Sie den ILIAS Kalender auf.
Gehen Sie zum Register «Sprechstundenverwaltung».
Klicken Sie auf «Neue Sprechstundenreihe anlegen».
Geben Sie der Sprechstundenreihe einen eindeutigen Titel, damit Sie diese später wieder auffinden. Füllen Sie die restlichen erforderlichen Angaben aus.
Achten Sie vor allem beim Anlegen einer Sprechstundenserie (Wiederholungen) darauf, dass die Eingaben korrekt sind, da sich viele der Eingaben später nur für jede einzelne Sprechstunde oder gar nicht ändern lassen.
Wenn Sie Sprechstunden auf einen bestimmten Kurs oder eine Gruppe beschränken möchten, müssen Sie im Feld «Objekt im Magazin» die ID des Kurses angeben. Die ID eines Kurses oder einer Gruppe finden Sie auf der  «Info» Seite des Kurses bzw. der Gruppe unter «Link zu dieser Seite» (im Screenshot 227824).
Speichern Sie Ihre Eingaben.

Sprechstunden bearbeiten & löschen

Gehen Sie im Register «Sprechstundenverwaltung» zum Sub-Register «Sprechstundentermine»
Um einen Termin zu bearbeiten oder zu löschen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Einzelner Termin: Öffnen Sie das Aktionenmenü des Termins und klicken Sie auf die gewünschte Aktion.
Mehrere Termine: Wählen Sie die Termine aus, wählen Sie im Dropdown Menü die gewünschte Option und klicken Sie auf «Aktionen ausführen».
Eine Sprechstundenserie lässt sich im Nachhinein nicht gesamthaft bearbeiten.

Gebuchte Sprechstunden verwalten

Als Inhaber:in einer Sprechstunde erhalten Sie eine Kopie der Bestätigungsmail, wenn diese Sprechstunde gebucht wurde.
Gehen Sie im Register «Sprechstundenverwaltung» zum Sub-Register «Buchungen»
In der Spalte «Name» wird Ihnen der Name der Person angezeigt, die die Sprechstunde gebucht hat. Sie können auf den Namen der/des Teilnehmenden klicken, um auf das Profil zu gelangen.
Um eine Buchung abzusagen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Einzelne Buchung: Öffnen Sie das Aktionenmenü der Buchung und klicken Sie auf «Terminbuchung absagen» bzw. «Terminbuchung löschen».
Mehrere Buchungen: Wählen Sie die Buchungen aus, wählen Sie im Dropdown Menü «Terminbuchung absagen» bzw. «Terminbuchung löschen» und klicken Sie auf «Aktionen ausführen».
Bei der Option «Terminbuchung absagen» erhalten die Personen, die den Termin gebucht haben, eine Email mit der Information, dass der Termin abgesagt wurde. Bei der Option «Terminbuchung löschen» wird keine Benachrichtigung versendet.

Sprechstundenverwaltung delegieren

Sie können anderen Benutzer:innen ermöglichen, für Sie Sprechstunden zu erstellen und zu verwalten.
Gehen Sie in der «Sprechstundenverwaltung» ins Register «Einstellungen»
Geben Sie in das Feld «Sprechstunden-Manager» den ILIAS-Benutzernamen der Person ein, die Ihre Sprechstunden verwalten darf.
Den eigenen ILIAS-Benutzernamen kann man nach Klick auf das eigene ILIAS Icon im Menüpunkt «Profil und Datenschutz» einsehen. Der ILIAS-Benutzername ist nicht der Benutzername des Campus-Accounts.
Speichern Sie die Eingabe.

3. Eine Sprechstunde buchen

Sprechstunden können direkt über den Gruppen- oder Kurskalender gebucht werden. Voraussetzung ist, dass die Person, die die Sprechstunde anbietet, Administrator:in des Kurses bzw. der Gruppe ist und das Objekt nicht aus der Sprechstundenreihe ausgenommen wurde (siehe 2.1 Sprechstunden einrichten, Punkt 5).
Gehen Sie in einem Kurs oder einer Gruppe zum Kalender und klicken Sie auf die «Sprechstunden» derjenigen Person, bei der Sie einen Termin buchen möchten.
Ihnen wird die aktuelle Monatsansicht mit den buchbaren Sprechstunden der Person angezeigt. 
Klicken Sie auf den Termin, den Sie buchen möchten.
Klicken Sie auf «Sprechstunde buchen» und bestätigen Sie Ihre Buchung mit Klick auf «Sprechstunde buchen». Sie erhalten eine Bestätigungsemail und der Termin wird Ihnen in Ihrem eigenen ILIAS Kalender angezeigt.

4. Den ILIAS Kalender in einem externen Kalender abonnieren

iCal-Adresse in ILIAS aufrufen

Rufen Sie den ILIAS Kalender auf.
Klicken Sie auf «Abonnieren»
Kopieren Sie die iCal-URL.

In Kalenderprogrammen abonnieren

Je nach Betriebssystem stehen Ihnen unterschiedliche Kalenderprogramme zur Verfügung, z.B. Mac Kalender, iPhone Kalender, Outlook und weitere Android Apps. Nicht alle Programme aktualisieren eine Kalender-URL, auch wenn es so aussieht, als ob sie abonniert wäre. Achten Sie beim Abonnieren darauf, dass Ihr Kalenderprogramm Kalender- URLs aktualisieren kann. Nicht zu empfehlen sind aktuell: Google Calendar, Thunderbird. 

Da sich die Betriebssysteme laufend ändern, sind die folgenden Informationen möglicherweise nicht mehr aktuell (Stand Mai 2023). Folgen Sie im Zweifel den Anleitungen der Hersteller. 
Apple Kalender (macOS, iOS)
Der Apple Kalender aktualisiert Kalenderabonnements minütlich und synchronisiert sie via iCloud aufs iPhone. Sie können das Abonnement auch auf dem iPhone einrichten (siehe iOS (Alternative)). Folgen Sie auch der Anleitung des Herstellers: https://support.apple.com/de-ch/HT202361
Rufen Sie via «Ablage» den Menüpunkt «Neues Kalenderabonnement» im Kalender Ihres Macs auf.
Fügen Sie die iCal-URL ein.
Klicken Sie auf «Abonnieren»
iOS (Alternative)
Wenn Sie zum Einrichten keinen Mac haben (macOS), können Sie die iCal-URL direkt in den Einstellungen Ihres iPhones abonnieren. Der iPhone Kalender aktualisiert das Kalenderabonnement nach jedem Neustart des Kalenders.
Öffnen Sie die «Einstellungen» des iOS-Geräts.
Wählen Sie die Option «Kalender».
Klicken Sie auf «Accounts»
Wählen Sie «Account hinzufügen».
Wählen Sie «Andere».
Wählen Sie «Kalenderabo hinzufügen».
Fügen Sie bei «Server» die iCal-URL ein.
Klicken Sie auf «Weiter». Belassen Sie die weiteren Einstellungen so, wie sie sind.
Outlook Web Application OWA (Windows, Android)
Der OWA Kalender der Universität Bern (outlook.office.com) aktualisiert Kalenderabonnements alle 4 Stunden. Der dort hinzugefügte Kalender wird auch zur Outlook App synchronisiert.
Loggen Sie sich auf outlook.office.com ein und wechseln Sie ins Menü «Kalender».
Klicken Sie auf die Aktion «Kalender hinzufügen».
Wählen Sie «Aus dem Internet abonnieren».
Fügen Sie die iCal-URL ein.
Geben Sie dem Kalender einen Namen.
Wählen Sie aus, in welchen Ordner der Kalender importiert werden soll.
Klicken Sie auf «Importieren»
Android (Alternative)
Bei Kalenderprogrammen, die URLs nicht aktualisieren (z.B. Google), kann eine zusätzliche App installiert werden und Abhilfe schaffen (z.B. icalsync). Diese App wird zwischen Android und den Kalender geschaltet und kann Internet-Kalender abonnieren (was Android per se nicht erlaubt). In diesen Apps kann auch die Aktualisierungshäufigkeit eingestellt werden.

5. Einsatzszenarien

Auf den folgenden Seiten können Sie sich einen Eindruck davon verschaffen, wie der Kalender eingesetzt werden kann:

Zuletzt geändert: 18. Sep 2023, 11:33, Thiel, Anja [a.thiel5]