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Anleitung: Gruppe

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Anleitung: Gruppe
Gruppen können sowohl in Kursen als auch im Bereich «iTools» (www.itools.unibe.ch) erstellt werden.
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1. Eine Gruppe anlegen

Klicken sie auf «Neues Objekt hinzufügen».
Wählen Sie das Objekt «Gruppe».
Geben Sie der Gruppe einen «Titel».
Entscheiden Sie sich für einen Gruppentyp.
  • «Standard»: Die Gruppe ist für Aussenstehende sichtbar, aber das Beitrittsverfahren entscheidet über die Zugriffsmöglichkeiten (siehe 2.1 Beitritt zur Gruppe steuern).
  • «Geschlossene Gruppe»: Die Gruppe ist nur für Gruppenmitglieder sichtbar. Gruppenmitglieder müssen manuell vom Gruppenadministrator hinzugefügt werden (siehe 3.2 Gruppenmitglieder manuell hinzufügen).
Der Gruppentyp kann nachträglich in den Einstellungen der Gruppe angepasst werden.
Klicken Sie auf «Gruppe anlegen». 
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2. Einstellungen anpassen

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Beitritt zur Gruppe steuern

Als Gruppenadministrator:in können Sie bestimmen, ob und wie Ihre Studierenden einer Gruppe beitreten können.
Gehen Sie zum Register «Einstellungen».
Wählen Sie ein «Beitrittsverfahren». 
  • «Direkter Beitritt»: Freier Beitritt ohne jegliche Bedingungen für alle Personen, die Zugang zum übergeordneten Gefäss haben (z.B. dem Kurs).
  • «Beitritt mit Gruppenpasswort»: Beitritt für alle Personen, denen das Passwort bekannt ist. Mit dieser Option können Sie den Studieren einen passwortgeschützten Bereich zur Verfügung stellen. Sie bestimmen für jede Gruppe ein Passwort und geben dieses den entsprechenden Gruppenmitgliedern weiter.
  • «Beitritt nach Bestätigung»: Beitritt muss durch Studierende beantragt und durch Gruppenadministrator:in bestätigt werden (siehe 3.1 Selbstbeitritt).
  • «Kein selbstständiger Beitritt»: Alle Mitglieder müssen manuell aufgenommen werden (siehe 3.2 Gruppenmitglieder manuell hinzufügen).
Aktivieren Sie ggf. die Option «Beitritt per Link». 
  • Es wird Ihnen eine Linkadresse angeboten, die Sie via Email an Personen verschicken können.
  • Mit dem Link können in ILIAS eingeloggte Personen der Gruppe unabhängig vom «Beitrittsverfahren» (siehe oben) oder Anmeldezeitraum (siehe unten) direkt beitreten.
Aktivieren Sie ggf. die Option «Zeitlich begrenzter Beitritt» durch die Eingabe eines Start- und Endpunktes. 
  • Wenn aktiviert, können Personen nur innerhalb des von Ihnen eingestellten Zeitraums beitreten. Danach ist die Gruppe nur noch für bereits beigetretene Mitglieder zugänglich.
Aktivieren Sie ggf. die Option «Begrenzte Mitgliederzahl» und legen Sie die «Maximale Anzahl» Mitglieder fest. Optional können Sie zudem eine Warteliste führen, mittels derer Sie im Falle von Austragungen wartende Mitglieder nachträglich noch aufnehmen können.
Diese Option ermöglicht es, das Gruppen-Tool als Anmelde-Tool zu verwenden. Bspw. für Veranstaltungen, Exkursionen, Referatsgruppen o.ä.. (vgl. iLUB-Blogbeitrag).
«Speichern» Sie die Einstellungen.
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Darstellung wählen

Gehen Sie zum Register «Einstellungen».
Wählen Sie, ob der Titel und das Icon der Gruppe oben angezeigt werden soll.
Wählen Sie, ob die das Aktionenmenü innerhalb der Gruppe angezeigt werden soll. Über das Aktionenmenü
  • kann die Gruppe zu den Favoriten hinzugefügt werden
  • können mehrere Objekte heruntergeladen werden
  • können Kommentare, Notizen und Tags gesetzt werden
Sie können ein eigenes Icon für die Gruppe hochladen.
Unter «Kachelbild» können Sie für die Gruppe ein Kachelbild hochladen (siehe auch Anleitung: Kacheldesign).
 Beachten Sie beim Einfügen von Bildern bitte immer die empfohlenen Bildgrössen (siehe Hinweise zu Bildgrössen auf ILIAS).
Aktivieren Sie die Präsentationsansicht «Kacheln», wenn die Inhalte der Gruppe nicht als Liste, sondern als Kacheln dargstellt werden sollen (siehe auch Anleitung: Kacheldesign). Für viele Objekte können Sie ein eigenes Kachelbild hochladen (vgl. Punkt 5).
Wählen Sie, wie die Inhalte der Gruppe gruppiert werden sollen.
Wählen Sie, wie die Inhalte der Gruppe sortiert werden sollen.
«Speichern» Sie die Einstellungen.
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Verfügbarkeit begrenzen

Sie können einstellen, in welchem Zeitraum auf die Gruppe zugegriffen werden kann. Ausserhalb dieses Zeitraums kann die Gruppe nicht aufgerufen werden.
Gehen Sie an den Ort auf ILIAS, an dem Sie die Gruppe abgelegt haben.
Öffnen Sie das Aktionenmenü der Gruppe.
Wählen Sie «Verfügbarkeit».
Aktivieren Sie die Option «Zeitlich begrenzt verfügbar» und geben Sie den Zeitraum ein, in dem die Gruppe aufgerufen werden können soll.
Wenn aktiviert, ist die Gruppe außerhalb der vorgesehenen Verfügbarkeit sichtbar, aber nicht aufrufbar.
Speichern Sie die Einstellungen.
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3. Mitglieder verwalten

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Selbstbeitritt

Je nach Beitrittsverfahren (siehe 2.1 Beitritt zur Gruppe steuern), können Personen der Gruppe mit oder ohne Einschränkungen selbstständig beitreten. Falls ein Beitritt mit Passwort eingestellt wurde, müssen zukünftige Gruppenmitglieder beim Beitritt das definierte Passwort eingeben.

Haben Sie die Option «Beitritt nach Bestätigung» gewählt, müssen Sie den Antrag annehmen oder ablehnen. Gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie zum Register «Mitglieder». 
Unter «Aufnahmeanträge» wählen Sie die Studierenden aus, deren Antrag Sie annehmen bzw. ablehnen möchten.
Wählen Sie «Zuweisen» (für eine Annahme) bzw. «Antrag ablehnen».
Klicken Sie «Ausführen».
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Gruppenmitglieder manuell hinzufügen

Mitglieder können durch Gruppenadministrator:innen manuell der Gruppe hinzugefügt werden. In der Regel haben Sie die Administrationsrechte für jene Gruppen, die Sie entweder selber erstellt haben oder in denen Sie die entsprechende Rechte von anderen Administrator:innen erhalten haben. Liegt Ihre Gruppe in einem Kurs, können Sie die Gruppenmitgliedschaften auch über den Kurs verwalten (siehe Anleitung: Kurs).
Gehen Sie zum Register «Mitglieder».
Suchen Sie die Person, die Sie der Gruppe hinzufügen möchten.
Geben Sie im Suchfeld die Emailadresse (vorname.nachname@...) oder den ILIAS-Anmeldename der Person ein, bis die Person angezeigt wird. 
Klicken Sie auf «Benutzer suchen», geben Sie die Suchworte ein und klicken Sie auf «Suche». Sie erhalten eine Liste mit den Suchergebnissen. 
Wählen Sie aus, welche Rolle die Person in der Gruppe haben soll.
Klicken Sie auf «Hinzufügen» bzw. «Ausführen».
Hinzugefügte Mitglieder müssen immer auch auf das übergeordnete Objekt Zugriff haben (z.B. den darüberliegenden Kurs oder darüberliegende Gruppe). Falls dies nicht der Fall ist, erscheint beim Mitglied nach dem Hinzufügen die Fehlermeldung «Kein Zugriff auf übergeordnetes Objekt».
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Email an Gruppenmitglieder senden

Gehen Sie zum Register «Mitglieder».
Um eine Email an die gesamte Gruppe zu senden, klicken Sie auf den Button «Mail an Mitglieder». Diese Option steht sowohl Gruppenadministrierenden wie auch Gruppenmitgliedern zur Verfügung. Sie können entscheiden, ob nur Gruppenmitglieder oder auch Tutor:innen und Gruppenadministrierende die Email erhalten sollen.
Um eine Email an einzelne Gruppenmitglieder zu senden, wählen Sie in der Tabelle die gewünschten Mitglieder aus, wählen im Dropdown Menü «Mail verschicken» und klicken auf «Ausführen».
Bitte löschen Sie nicht den in der Email vordefinierten Text und Link. Die Empfänger:innen können sonst nur schwer nachvollziehen, auf welche Gruppe sich die Email bezieht.
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4. Termine im Gruppenkalender anlegen

Sowohl Gruppenmitglieder als auch Gruppenadministrator:innen können standardmässig Termine im Gruppenkalender anlegen. Als Gruppenadministrator:in können Sie Gruppenmitgliedern das Recht zum Anlegen neuer Termine auch entziehen (siehe 5.1 Recht: Kalender bearbeiten).
Öffnen Sie auf das Aktionenmenü des Gruppenkalenders.
Wählen Sie die Option «Termin hinzufügen».
Füllen Sie die Maske aus. Mit der Option «Mail-Benachrichtigung» können Sie die Gruppenmitglieder und -administrierenden über Änderungen an einem Termin oder über einen neuen Termin per Email informieren.
Klicken Sie «Termin anlegen».
Eingetragene Termine werden sowohl im Gruppenkalender als auch in Ihrem persönlichen ILIAS-Kalender angezeigt.
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5. Gruppenrechte anpassen

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Recht: Neue Objekte erzeugen

Sowohl Gruppenadministrator:innen als auch Gruppenmitglieder haben das Recht, innerhalb einer Gruppe neue Objekte anzulegen. Administrator:innen haben zusätzlich bei jedem Objekt die Möglichkeit, dieses zu bearbeiten und zu löschen. Gruppenmitglieder können dies nur mit den Objekten, die sie selber erstellt haben. Gruppenmitglieder können standardmässig die im Bild rechts ersichtlichen Objekte hinzufügen.
Es kann durchaus auch Sinn machen, den Gruppenmitgliedern weitere Objekte zur Verfügung zu stellen. Die Rechte können in jeder Gruppe durch den Gruppenadministrator bzw. die Gruppenadministratorin entsprechend angepasst werden. Gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie zum Reiter «Rechte».
Scrollen Sie zum Abschnitt «Neue Objekte erzeugen».
Aktivieren Sie die Objekte, welche Gruppenmitglieder (rechte Spalte) eigenständig innerhalb der Gruppe erstellen dürfen.
Speichern Sie Ihre Einstellungen.
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Recht: Kalender bearbeiten

Um Gruppenmitgliedern das Recht zum Anlegen neuer Termine zu entziehen, gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie zum Reiter «Rechte».
Scrollen Sie zum Abschnitt «Operationen».
Deaktivieren Sie die Option «Kalender bearbeiten» für Gruppenmitglieder (rechte Spalte).
Speichern Sie Ihre Einstellungen.
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6. Gruppe löschen

Gruppenadministrator:innen können die eigene Gruppe inkl. deren Inhalten löschen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie das Aktionenmenü der zu löschenden Gruppe.
Klicken Sie «Löschen».
Bestätigen Sie, dass Sie die Gruppe wirklich löschen wollen.
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7. Einsatzszenarien

Auf den folgenden Seiten können Sie sich einen Eindruck davon verschaffen, wie eine Gruppe eingesetzt werden kann:

Zuletzt geändert: 14. Aug 2024, 09:43, Thiel, Anja [a.thiel5]